PDCA - Mô Hình Quản Lý Công Việc Hiệu Quả

2020/08/12
Category:Tips
Phương pháp làm việc được rất nhiều công ty Nhật Bản áp dụng hiệu quả

PDCA hay Chu trình PDCA là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Mặc dù lúc đầu ông gọi là Chu trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart – người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên 30. Tuy nhiên Người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming.
PDCA được phổ biến rộng rãi như một phương pháp luận để tiến hành rất nhiều công việc, tuy nhiên thuở sơ khai thì PDCA được bắt nguồi từ quan điểm trong quản lý sản xuất, quản lý chất lượng. Cụ thể là cụm từ PDCA được ghép bởi chữ cái đầu trong 4 quy trình: “Plan”- Kế hoạch, mục tiêu, “Do”- Thực hiện theo kế hoạch, “Check” – Đánh giá xem có đang thực hiện theo đúng như kế hoạch không, và “Action”- Thực hiện cải tiến nếu cần dựa theo kế hoạch.


𝗣𝗹𝗮𝗻: Lập kế hoạch (bao gồm: xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực thực hiện, thời gian và phương pháp thực hiện).
Ở bước này, chúng ta cần thiết lập mục tiêu với những kết quả thực tế từ trước đến giờ và những dự đoán tương lai, lên kế hoạch để hoàn thành mục tiêu đó. Điểm quan trọng đó là cuối cùng ta phải cho ra được kế hoạch hành động cụ thể.

𝗗𝗼: Đưa kế hoạch vào thực hiện.
Dựa theo kế hoạch hành động cụ thể để đạt được mục tiêu, chúng ta sẽ chuyển sang thực hiện kế hoạch đó. Cần chú ý đây không chỉ đơn giản là thực hiện mà cần phải có những chỉ tiêu để tính toán định lượng được, để có thể đánh giá được kết quả của việc thực hiện đó.

𝗖𝗵𝗲𝗰𝗸: Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.
Chúng ta thực hiện đánh giá, kiểm tra xem việc thực hiện theo kế hoạch hành động đã hoàn thành chưa. Việc đánh giá đòi hỏi phải nắm được con số thực tế chẳng hạn như “Hoàn thành bao nhiêu % so với kế hoạch” chứ không phải là giá trị cảm tính như “Thực hiện tốt”…

𝗔𝗰𝘁𝗶𝗼𝗻: Thông qua các kết quả thu được để đề ra những điều chỉnh thích hợp nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào mới cải tiến hơn.
Thực hiện cải tiến dựa theo kết quả đã đạt được theo đánh giá. Nếu đúng như kế hoạch đã đặt ra thì tiếp tục duy trì, đồng thời chuyển sang mục tiêu cao hơn. Nếu không được đúng như kế hoạch thì cần có phương án cải tiến, và chuyển sang hành động.

Việc xây dựng “Quy trình PDCA” vận hành liên tục 4 quy trình trên thực sự cần thiết để tiến hành công việc một cách suôn sẻ. Quan điểm của quy trình PDCA được sử dụng trong cả ISO – quy chuẩn quốc tế, và là 1 trong số các quan điểm đã phổ biến trên toàn thế giới.
Trên thực tế, PDCA giúp chúng ta rất nhiều trong tư duy quản lý công việc và quản lý thời gian. Áp dụng PDCA để đo lường, đánh giá được hiệu quả công việc của nhân sự và các phòng ban thực hiện. Để từ đó có những quyết định và lựa chọn phương án tối ưu về sử dụng nguồn lực. Khi áp dụng PDCA có thể nắm rõ được các hoạt động công việc của từng nhân sự được giao việc và trao quyền phụ trách.
---



Trên đây là quy trình PDCA – một phương pháp làm việc được rất nhiều công ty Nhật Bản áp dụng hiệu quả. Hy vọng sẽ giúp ích cho những bạn nào muốn tìm hiểu về văn hóa công sở của Nhật Bản.
(Nguồn tham khảo: https://www.e-sales.jp/eigyo-labo/pdca-5w1h-f-767)